Polityka prywatności

Jakie dane obsługuje bot, kto ma do nich dostęp i jak skorzystać ze swoich praw.

1. Operator i kontakt

Bot i panel BLACK DRAGON SWORD służą prywatnemu klanowi Warframe. Operatorem i administratorem danych jest: Administracja klanu BLACK DRAGON SWORD. Kontakt w sprawie danych i działania aplikacji: monasteria@wp.pl lub kontakt na Discordzie (ID 504361015975346179).

2. Dane i ich źródła

Z Discord API pobieramy identyfikator użytkownika i serwera, nazwę konta i nazwę na serwerze, avatar, rangi, datę dołączenia i odejścia oraz potwierdzoną informację o wyrzuceniu lub banie. Zachowujemy pierwotne nazwy i nick Warframe podany przez użytkownika lub administratora.

Dla wybranej rangi i kanałów zapisujemy przedziały połączenia głosowego, identyfikatory kanałów i wiadomości, czas zdarzenia, liczbę wiadomości oraz podsumowania dobowe i miesięczne. Zapisujemy urlopy, ich terminy i opcjonalny powód, ostrzeżenia oraz operacje administratorów. Nie podawaj informacji o zdrowiu, finansach, dokumentach tożsamości ani innych danych wrażliwych w powodach urlopów lub opisach moderacji.

Pomiar aktywności nie zapisuje treści wiadomości, nagrań rozmów, wiadomości prywatnych ani statusu grania. Wyjątkiem są szkice i treści wiadomości świadomie wpisanych przez administratora w edytorze publikacji. Zapisujemy ich nazwę, kanał, autora i osobę publikującą, daty, status oraz identyfikator opublikowanej wiadomości. Nie podawaj w szkicach danych wrażliwych ani danych dostępowych. Czas połączenia nie dowodzi udziału w rozmowie lub gry. Logowanie Discord używa zakresu identify; aplikacja nie prosi o hasło Discord ani token konta użytkownika. Token OAuth używamy tylko do identyfikacji podczas logowania i nie zapisujemy go w bazie.

3. Cel i podstawa przetwarzania

Dane służą ewidencji klanu, pomiarowi obecności na wybranych kanałach, obsłudze urlopów i ostrzeżeń, historii miesięcznej oraz ochronie panelu. Jeśli ma zastosowanie RODO, podstawą jest prawnie uzasadniony interes operatora (art. 6 ust. 1 lit. f): organizacja i bezpieczeństwo prywatnego klanu. Operator ocenia niezbędność pomiaru, uwzględnia sprzeciw i stosuje możliwie ograniczoną konfigurację.

Ostrzeżenie o nieobecności jest technicznym przypomnieniem. Bot nie podejmuje automatycznie decyzji o wyrzuceniu lub banie. Wyników nie wolno używać do oceniania tożsamości, relacji prywatnych, chronionych cech ani spraw zatrudnienia, ubezpieczenia lub podobnych decyzji.

4. Dostęp, odbiorcy i lokalizacja

Dane w panelu widzą wyznaczeni administratorzy i analitycy. Analityk ma tylko odczyt i eksport raportów. Administrator może zmieniać konfigurację, ewidencję, urlopy i dostępne rangi oraz publikować wiadomości bota. Szkice i historia publikacji z edytora są dostępne wyłącznie administratorom; wysłaną wiadomość widzą osoby mające dostęp do wybranego kanału Discorda. Wyeksportowane pliki pozostają pod jego kontrolą.

Hosting i baza: OVHcloud, lokalizacja wskazana przez operatora: OVHcloud, Polska. Discord obsługuje logowanie i wiadomości bota na swoich zasadach: polityka Discorda. Operator ustala region VPS, warunki powierzenia hostingu i odpowiednie zabezpieczenia ewentualnych transferów poza EOG; informacje o tych zabezpieczeniach można uzyskać przez kontakt powyżej.

Jeżeli administrator włączy dzienniki, informacje o zdarzeniach, nickach i ostrzeżeniach zostają opublikowane na wskazanych kanałach Discorda i są dostępne osobom z dostępem do tych kanałów. Powiadomienia między własnymi serwerami pokazują kanał, liczbę osób i zaproszenie. Nie sprzedajemy danych, nie przekazujemy ich reklamodawcom i nie wykorzystujemy do trenowania modeli AI.

Rekrutacja zapisuje podany nick Warframe, deklarowany MR, doświadczenie, dostępność, decyzję dowództwa i opiekuna. Ekipy i wydarzenia zapisują cel, opis, terminy, organizatora, listę zapisanych osób i listę rezerwową. Wnioski urlopowe zawierają termin, opcjonalny powód i decyzję dowództwa. Lista wprowadzenia przechowuje opiekuna oraz potwierdzenie zaproszenia w Warframe i kontaktu. Dziennik dostarczania wiadomości przechowuje identyfikatory osób i kanału, daty, wynik wysłania oraz skrót treści; nie przechowuje samej treści przypomnień. Te dane służą organizacji klanu. Nie podawaj danych zdrowotnych ani innych wrażliwych informacji w formularzach.

5. Czas przechowywania

Szkice i zakończone publikacje usuwamy automatycznie po 3 miesiącach od ostatniej zmiany. Szablony wiadomości pozostają do usunięcia przez administratora. Zaplanowana publikacja przechowuje także wybrany termin. Wiadomości oczekujące na publikację pozostają do rozstrzygnięcia wyniku. Usunięcie szkicu lub historii w bazie nie usuwa wiadomości z Discorda; operator obsługuje jej usunięcie osobno.

Formularze rekrutacji i zakończone wnioski urlopowe przechowujemy przez 3 miesiące od wysłania lub decyzji. Lista wprowadzenia i zakończone wpisy dziennika dostarczania mają 3-miesięczny termin usunięcia; wpisy o niepewnym wyniku pozostają do wyjaśnienia. Ekipy i wydarzenia przez 3 miesiące od zakończenia. MongoDB usuwa je automatycznie z niewielkim opóźnieniem. Dane przyjętego gracza i opiekun pozostają w ewidencji; kopie wpisów opublikowane na Discordzie operator usuwa osobno w ramach obsługi żądania.

Szczegółowe zdarzenia i dobowe statystyki są usuwane partiami po 3 miesiącach kalendarzowych, po zamknięciu odpowiednich raportów. Jeśli rozliczenie wymaga naprawy, źródła pozostają do jej zakończenia. Aktywne urlopy i nierozwiązane ostrzeżenia pozostają do zakończenia.

Ewidencja i miesięczne zestawienia są przechowywane tak długo, jak są potrzebne do działania i historii klanu; operator co najmniej raz w roku przegląda potrzebę ich dalszego przechowywania oraz usuwa niepotrzebne dane. Na prawidłowo zweryfikowane żądanie usuwa również dane osoby z historycznych raportów. Podsumowanie raportu jest wtedy przeliczone i oznaczone korektą prywatności.

Sesja wygasa po 8 godzinach; stan logowania po 10 minutach. IP służy ograniczaniu zapytań w pamięci procesu przez maksymalnie około 75 sekund; aplikacja nie utrwala go w bazie. Dostarczona konfiguracja proxy nie włącza dziennika żądań HTTP.

Kopie zapasowe są szyfrowane i przechowywane maksymalnie 30 dni, chyba że operator musi wcześniej usunąć dane. Lista wykluczeń po usunięciu jest utrzymywana osobno i stosowana przed ponownym uruchomieniem odtworzonej bazy. Operator usuwa również własne eksporty i opublikowane wpisy dotyczące osoby w zakresie żądania.

6. Twoje prawa i usunięcie danych

Możesz poprosić o dostęp i kopię danych, poprawienie nicku, usunięcie danych, ograniczenie przetwarzania lub zgłosić sprzeciw. Skorzystaj z kontaktu: monasteria@wp.pl lub kontakt na Discordzie (ID 504361015975346179); podaj swój Discord ID i opis żądania. Możesz też skontaktować się z dowództwem na serwerze. Nie przesyłaj hasła, tokenu ani skanu dokumentu. Operator potwierdzi żądanie w sposób adekwatny, np. wiadomością z tego samego konta Discord.

Odpowiadamy bez zbędnej zwłoki; gdy ma zastosowanie RODO, co do zasady w ciągu miesiąca. Usunięcie danych nie wymaga posiadania rangi dostępu do panelu i jest realizowane możliwie szybko po weryfikacji. Informujemy o ograniczeniach lub uzasadnionej odmowie. Możesz złożyć skargę do właściwego organu ochrony danych; w Polsce do Prezesa UODO.

Po usunięciu zachowujemy wyłącznie minimalny, kluczowany skrót Discord ID służący blokadzie ponownego zapisu profilu i aktywności. Jest to dane pseudonimowe, a nie anonimowe. Nie zawiera nicku ani jawnego ID. Późniejsze świadome zalogowanie do panelu tworzy niezbędną sesję techniczną; nie przywraca usuniętych statystyk. Przy zakończeniu działania bota operator usuwa także listę wykluczeń i kopie danych.

7. Cookies i bezpieczeństwo

Używamy wyłącznie niezbędnych cookies bds_oauth (do 10 minut) i bds_session (do 8 godzin). Nie stosujemy cookies reklamowych ani narzędzi śledzących. Wylogowanie usuwa sesję. Strony tej polityki, regulaminu i pomocy są dostępne bez logowania.

Stosujemy HTTPS w produkcji, ograniczenie dostępu rangami, zabezpieczenia sesji i CSRF. Szyfrowanie dysku bazy i miejsc przechowywania kopii jest wymaganym elementem wdrożenia.

8. Aktualizacje

Wersja dokumentu: 2026-10-03. Zmiany zakresu danych lub celu wymagają wcześniejszego poinformowania użytkowników. Informację o istotnej zmianie operator publikuje na serwerze klanu.